Organización y productividad, una forma simple de optimizar tu trabajo

Organización y productividad en la vida del emprendedor están más que ligadas, casi que podría decir que no existen una sin la otra.

Lo hago expreso porque sé que sobrevuela la idea de que el que trabaja de lo que le gusta lleva una vida “hippie chic”. 

¿Qué quiero decir con esto?

Que nos despertamos sin alarmas, tan sólo cuando el cuerpo dice “basta de descansar” “Carpe Diem”, con ansias de trabajar en nuestros proyectos, siempre de buen humor, muy cercanos a una playa o en una ciudad increíble para recorrer día a día y que mágicamente seguimos a nuestro deseo para ponernos con la tarea indicada.

Y todo esto es menos creíble que el mundo de Disney.

Menuda tarea tenemos como emprendedores para desaprender todo lo que nos enseñaron en la escuela (o sea a obedecer) para convertirnos en adultos responsables de todo cuento toca, sin caer en la tiranía de trabajar más de 10 horas al día por miedo a ser insolventes.

En tiempos de internet, donde es muy fácil distraerse y perder el foco (otro tema imprescindible para ser un emprendedor productivo), siendo de la generación X, voy a incitarte a que pruebes volver a las fuentes: a mis queridos lápiz y papel.

Sí, vamos a quitarnos de encima procesos de aprendizaje ahora, cuando el fuego nos consume, cuando estamos atascados, angustiados porque no podemos avanzar. 

Si estás atravesando un bloqueo, entonces, no creo que la mejor opción sea ponerte a leer post sobre las mejores aplicaciones del año, ni un tutorial para ver cómo demonios funcionan.

Vamos a lo simple, salgamos del atasco y luego mejoraremos sobre la marcha.

En próximo post voy a recomendarte una herramienta simple y ágil. Pero primero a lo primero, no se puede correr si aún no caminás y la productividad es un camino ascendente que no puede hacerse de un tirón ni acelerar su proceso.

Entonces bien, vamos al paso a paso de esta metodología simple, que ha sacado a varios de nuestros clientes de bloqueos de larga data.

Organización, el paso a paso para salir de tu bloqueo y aumentar tu productividad

Vamos a comenzar planificando semanalmente para que puedas tener una proyección que una planificación diaria no te daría, y para no agobiarte con una mensual, que en principio suele ser demasiado.

ALERTA: apagar y quitar de alrededor todo lo que pueda interrumpir nuestra tarea hasta que construyamos el hábito (dentro de un mes).

1- Horas de trabajo

Decidir la cantidad de horas de trabajo al día (puede ser fijo o no, de todas maneras, siempre ayudan al orden las repeticiones de estructuras).

Ejemplo: 5 horas al día.

2- Listar actividades

Listar todo lo que tengo que hacer esta semana en una hoja en blanco (las prefiero porque son menor confusas para mi inconsciente que las de renglones o cuadriculadas, pero lo dejo a criterio de consumidor).

Ejemplo:

• Emails
• Posteos en Facebook
• Escribir un post
• Facebook Live 
• Videocall cliente “A”
• Cobro de afiliados

3- Orden de prioridades

Establecer en esa lista de cosas para hacer el orden de prioridades.

Ejemplo:

• Videocall cliente “A” 
• Cobro de afiliados
• Emails
• Facebook Live (armado de canovaccio)
• Posteos en Facebook
• Escribir un post

4- Optimización de tiempos

Luego escribir a su lado cuánto tiempo me lleva hacer cada tarea.

Ejemplo:

• Videocall cliente “A” – Duración total: 30 minutos
• Cobro de afiliados – Duración total: 20 minutos
• Emails – Duración total: 20 minutos
• Facebook Live (armado de canovaccio) – Duración total: 6 horas 
• Posteos en Facebook – Duración total: 40 minutos
• Escribir un post – Duración total: 3 horas

5- Reorganización

Pasar toda la información de manera ordenada a una nueva hoja dividiendo las tareas en días según prioridad y tiempo de duración.

Ejemplo:

Lunes

• Videocall cliente A – 30 minutos
• Cobro de afiliados – 20 minutos
• Emails – 20 minutos
• Facebook Live – (armado de canovaccio, Duración total: 6 horas) – Tiempo de trabajo de hoy: 3 horas (sólo tomaré 3 horas de mi día para esta tarea porque tengo un máximo de 5, mañana puedo tomar otras 3 horas)

Martes 

• Facebook Live (armado de canovaccio, Duración total: 6 horas) – Tiempo de trabajo de hoy: 3 horas
• Posteos en Facebook – 40 minutos
• Escribir un post (Duración total: 3 horas) – Tiempo de trabajo de hoy: 1 hora

Miércoles

• Escribir un post (Duración total: 3 horas) – Tiempo de trabajo de hoy: 2 horas

6- Timeline

Comenzar a trabajar y poner una alarma para saber si estamos calculando bien los tiempos o tenemos un margen de error (sobre todo las primeras veces que lo hagamos).

7- Objetivos

Tachar la tarea al finalizarla (si una tarea no se cumplió colocarla en orden de prioridad al día siguiente).

8- Organización semanal

Realizar esto cada viernes para el lunes comenzar directamente con la primera tarea.

9- Revisión diaria

Revisar cada día al comenzar si está todo en orden o si nos olvidamos de alguna tarea (si surgiera un nuevo compromiso analizar en orden de prioridades antes de incluir en día y ubicación).

10- Hábito de productividad

Repetir la secuencia durante 1 mes de manera ininterrumpida y analizar los resultados.

Si bien para adquirir un hábito se requieren de 21 días ininterrumpidos vamos a trabajar con una unidad de tiempo mayormente incorporada como lo es un mes. 

Te recomiendo seguir con esta metodología al menos por 3 meses antes de pasar a una aplicación y generar nuevamente un hábito.

Es importante realizar esta metodología cada día sin interrupciones y a consciencia.

El nivel de productividad de tu trabajo tiene un impacto directo en tu autoestima como persona emprendedora y en tu capacidad para generar dinero para seguir haciendo eso que te gusta en el menor tiempo con la mayor efectividad posible.

Luego de hacerlo, te invito a que comentes esta nota y nos cuentes tus resultados.

Sabemos que funciona porque además de usarla nosotras en nuestro día a día (aunque ahora estoy probando una app para poder acompañarte en la segunda etapa de crecimiento de tu productividad) la usan nuestros clientes, muchos de los cuales al utilizarla contrarrestaron grandes problemas de distracción, focalización, organización y productividad.

¡Contanos tu experiencia!